UFI i zgłoszenia PCN krok po kroku – obowiązki, terminy i procedura

Europejskie ośrodki zatruć szacują, że przy około 40% telefonów w sprawie zatrucia nie potrafią szybko i jednoznacznie ustalić, jaki produkt jest przyczyną wypadku. Skutek bywa dramatyczny: opóźniona lub nadmiernie ostrożna porada medyczna w sytuacji, gdy liczą się minuty. Właśnie po to powstał kod UFI i zharmonizowane zgłoszenia PCN — aby po podaniu jednego 16-znakowego identyfikatora personel medyczny natychmiast wiedział, z jaką mieszaniną ma do czynienia i jak leczyć poszkodowanego.

Dla firm oznacza to konkretny obowiązek prawny, a od 1 stycznia 2025 r. — po wygaśnięciu okresu przejściowego dla dawnych zgłoszeń krajowych — także pilną potrzebę uporządkowania dokumentacji. Poniżej wyjaśniamy czym są UFI i PCN, kogo dotyczą, jakie obowiązują terminy oraz jak krok po kroku dopełnić formalności.

Czym są UFI i PCN

UFI (Unique Formula Identifier) to 16-znakowy, alfanumeryczny kod, który jednoznacznie łączy produkt z informacjami o jego składzie przekazanymi do ośrodków zatruć. Kod umieszcza się na etykiecie niebezpiecznej mieszaniny (oraz w sekcji 1 karty charakterystyki).

PCN (Poison Centre Notification) to zharmonizowany dla całej UE format zgłoszenia mieszaniny do ośrodków zatruć, składany przez portal ECHA. Zastąpił on wcześniejsze, mniej szczegółowe systemy krajowe — w Polsce system ELDIOM prowadzony przez Biuro do spraw Substancji Chemicznych w Łodzi.

Podstawą prawną obowiązku jest Załącznik VIII do rozporządzenia CLP (WE) nr 1272/2008, wprowadzony rozporządzeniem Komisji (UE) 2017/542 (wraz z późniejszymi zmianami).

Kogo dotyczy obowiązek zgłoszenia

Obowiązek spoczywa na importerach i dalszych użytkownikach, którzy wprowadzają do obrotu mieszaniny sklasyfikowane jako stwarzające zagrożenie dla zdrowia lub zagrożenie fizyczne. Kluczowe wnioski praktyczne:

• zgłoszenie dotyczy mieszanin, a klasyfikacja zdrowotna lub fizyczna jest warunkiem obowiązku (mieszaniny zagrażające wyłącznie środowisku nie podlegają zgłoszeniu w tym trybie),
• obowiązek powstaje przed wprowadzeniem produktu do obrotu na danym rynku,
• zgłoszenie w jednym kraju nie jest automatycznie widoczne dla ośrodków w innych państwach — trzeba wskazać wszystkie rynki, na których produkt jest udostępniany.

Terminy – co obowiązuje i od kiedy

Wymóg wchodził w życie etapami, zależnie od zastosowania mieszaniny:

Zastosowanie mieszaniny	Obowiązek zgłoszenia PCN od
konsumenckie	1 stycznia 2021
profesjonalne	1 stycznia 2021
przemysłowe	1 stycznia 2024

Dodatkowo mieszaniny zgłoszone wcześniej w systemach krajowych (np. ELDIOM) objęte były okresem przejściowym, który zakończył się 1 stycznia 2025 r. Po tej dacie — jeśli produkt nadal jest w obrocie — konieczne jest pełne zgłoszenie w formacie PCN. Warto o tym pamiętać, bo dawne zgłoszenia utraciły ważność.

Zgłoszenie PCN krok po kroku

Procedurę najłatwiej ująć w osiem etapów:

1. Ustal, czy masz obowiązek – sprawdź, czy jesteś importerem lub dalszym użytkownikiem i czy mieszanina jest sklasyfikowana jako zagrożenie zdrowotne lub fizyczne.
2. Sklasyfikuj mieszaninę zgodnie z CLP – prawidłowa klasyfikacja to fundament całego zgłoszenia i późniejszego oznakowania.
3. Zbierz komplet danych – pełny skład (dokładne stężenia lub zakresy dla składników niebezpiecznych i innych niż niebezpieczne), dane toksykologiczne, informacje o opakowaniu i kategorię produktu według systemu EuPCS.
4. Wygeneruj kod UFI – w generatorze ECHA, na podstawie numeru VAT firmy oraz numeru formulacji.
5. Umieść UFI na etykiecie – w informacjach uzupełniających, oraz w sekcji 1 karty charakterystyki.
6. Przygotuj dossier PCN – w formacie PCN (plik zgodny z wymogami ECHA), wskazując kraje/rynki, których dotyczy zgłoszenie, oraz język(i).
7. Prześlij zgłoszenie przez portal ECHA – z konta zarejestrowanego w systemie Agencji.
8. Aktualizuj w razie zmian – nowa klasyfikacja, zmiana składu, nazwy handlowej czy identyfikatorów produktu wymaga aktualizacji zgłoszenia, a niekiedy nowego kodu UFI.

Co musi zawierać zgłoszenie – więcej niż karta charakterystyki

To częste zaskoczenie dla firm: zakres danych PCN jest szerszy niż w karcie charakterystyki i w dawnym systemie ELDIOM. Trzeba podać m.in. pełny skład ilościowy (dokładne stężenia lub wąskie zakresy), także dla składników innych niż niebezpieczne, klasyfikację, informacje toksykologiczne, dane o opakowaniu, kolorze, pH oraz kategorię produktu w europejskim systemie kategoryzacji EuPCS. Dla importerów uzyskanie pełnego składu od zagranicznego dostawcy bywa najtrudniejszym i najbardziej czasochłonnym etapem — dlatego warto zacząć odpowiednio wcześnie. Szerzej o wymaganiach informacyjnych piszemy we wpisie Karty charakterystyki – wymogi informacyjne dotyczące powiadomień do ośrodków zatruć.

UFI na etykiecie i w karcie charakterystyki

Wygenerowany kod UFI musi być czytelnie umieszczony na etykiecie produktu oraz uwzględniony w sekcji 1.1 karty charakterystyki. Kod nie zawiera żadnych danych o składzie „do odczytania” — jest jedynie kluczem, który w bazie PCN prowadzi do pełnej dokumentacji mieszaniny. Firma może przypisać ten sam UFI kilku produktom o identycznym składzie i różnych nazwach, albo różne kody UFI produktom o tym samym składzie — w zależności od strategii zarządzania portfelem. Jak poprawnie osadzić te informacje w dokumentacji, wyjaśniamy w materiale Karta Charakterystyki SDS/MSDS – przewodnik.

Najczęstsze błędy

• Brak aktualizacji po zmianie składu lub klasyfikacji – zgłoszenie i UFI muszą odpowiadać rzeczywistemu produktowi.
• Pominięcie rynku – produkt sprzedawany w kilku krajach wymaga wskazania wszystkich tych rynków; niektóre państwa (np. Włochy, Belgia, Węgry) pobierają opłatę urzędową.
• Niepełny skład – podanie tylko składników niebezpiecznych to za mało; PCN wymaga pełnego składu.
• Brak UFI na etykiecie mimo dokonanego zgłoszenia.
• Zwlekanie – kompletowanie danych od dostawców, zwłaszcza przy imporcie, potrafi zająć tygodnie.

FAQ – UFI i zgłoszenia PCN

Co to jest kod UFI?

To 16-znakowy, alfanumeryczny identyfikator, który łączy produkt z pełną informacją o jego składzie w bazie ośrodków zatruć. Umieszcza się go na etykiecie niebezpiecznej mieszaniny i w karcie charakterystyki.

Kto ma obowiązek zgłoszenia PCN?

Importerzy i dalsi użytkownicy wprowadzający do obrotu mieszaniny sklasyfikowane jako stwarzające zagrożenie dla zdrowia lub zagrożenie fizyczne.

Jak wygenerować kod UFI?

W generatorze UFI udostępnionym przez ECHA, na podstawie numeru VAT firmy oraz numeru formulacji przypisanego danej recepturze.

Do kiedy obowiązywały stare zgłoszenia krajowe (ELDIOM)?

Okres przejściowy dla mieszanin zgłoszonych w systemach krajowych zakończył się 1 stycznia 2025 r. Po tej dacie produkty w obrocie wymagają zgłoszenia w formacie PCN.

Czym różni się zgłoszenie PCN od karty charakterystyki?

Zgłoszenie PCN wymaga szerszego zakresu danych, w tym pełnego składu ilościowego (także składników innych niż niebezpieczne) oraz kategorii produktu EuPCS — więcej niż zwykle zawiera karta charakterystyki.

Czy jedno zgłoszenie wystarczy na całą UE?

Zgłoszenia dokonuje się przez wspólny portal ECHA, ale musi ono obejmować konkretne rynki, na których produkt jest udostępniany — zgłoszenie w jednym kraju nie jest automatycznie dostępne dla ośrodków w innych państwach.

Potrzebujesz pomocy z UFI i zgłoszeniem PCN? Skontaktuj się z nami

Karty MSDS (Drelich & Zielski Concept Sp. z o.o.) wspiera firmy w klasyfikacji mieszanin, generowaniu kodów UFI, przygotowaniu i złożeniu zgłoszeń PCN oraz w aktualizacji kart charakterystyki i etykiet zgodnie z Załącznikiem VIII do CLP. Pomagamy importerom i producentom skompletować dane i dopełnić formalności bez ryzyka przerw w sprzedaży.

📞 Poproś o wycenę: Ewelina Drelich, tel. 517 146 298 🌐 Oferta: kartymsds.pl/oferta · Kontakt: kartymsds.pl/kontakt

Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Przepisy REACH i CLP oraz wytyczne ECHA ulegają zmianom — przed dokonaniem zgłoszenia warto zweryfikować aktualny stan prawny lub skonsultować dokumentację ze specjalistą. Stan na 2026 r.